Hội nghị về nâng cao hiệu quả xử lý công việc và ứng dụng CNTT, AI trong công tác quản lý, điều hành tại Văn phòng UBND tỉnh

Quang cảnh Hội nghị

Tham dự Hội nghị, có đại diện lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh; đại diện Sở Khoa học và Công nghệ; đại diện lãnh đạo VNPT; Trưởng, Phó các phòng, ban, trung tâm và đơn vị trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh; Công chức phụ trách tổng hợp, công nghệ thông tin, cải cách hành chính.

Đại biểu tham dự Hội nghị

Hội nghị nhằm đảm mục đích đánh giá thực trạng công tác xử lý công việc, hồ sơ, nhiệm vụ tại Văn phòng UBND tỉnh; thảo luận các giải pháp nâng cao hiệu quả tham mưu, tổng hợp, theo dõi nhiệm vụ; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số và AI trong công tác quản lý, điều hành.

Theo đề xuất quy trình xử lý văn bản điện tử mới tại Hội nghị, có 02 quy trình cụ thể như sau: Đối với văn bản thông thường, đơn giản, đầy đủ thủ tục theo quy định có thời gian xử lý từ 2 đến 2,5 ngày làm việc, thực hiện qua 4 bước gồm: Một là, Văn thư đến tiếp nhận chuyển cho Trưởng phòng xử lý chính, đồng thời chuyển lãnh đạo Văn phòng phối hợp xử lý để theo dõi; hai là, Trưởng phòng xử lý chính hoặc chuyển chuyên viên được phân công xử lý (thầm định trình báo cáo xin ý kiến lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực, đồng thời đính kèm văn bản dự thảo có ký tắt và trình lãnh đạo Văn phòng); ba à, Lãnh đạo Văn phòng chịu trách nhiệm ký ban hành hoặc ký tắt văn bản trình lãnh đạo Ủy ban ký ban hành (không cần xin ý kiến lãnh đạo Ủy ban bằng phiếu trình), trường hợp có ý kiến cho dự thảo thì Lãnh đạo Văn phòng góp ý chuyển lại chuyên viên hoàn chỉnh sau đó Lãnh đạo Văn phòng/ Lãnh đạo Ủy ban ký văn bản, chuyển Văn thư rà soát văn bản; bốn là, Văn thư rà soát, phát hành (trường hợp văn bản không sai sót thì phát hành, trường hợp văn bản có sai sót thì chuyển trả lại chuyên viên để hoàn chỉnh lại dự thảo trình ký lại văn bản và phát hành).

Đối với văn bản mang tính chất phức tạp có thời gian xử lý 3 đến 4 ngày làm việc, thực hiện qua 10 bước gồm: Một là, Văn thư đến tiếp nhận chuyển cho Trưởng phòng xử lý chính, đồng thời chuyển lãnh đạo Văn phòng phối hợp xử lý để theo dõi; hai là, Trưởng phòng xử lý chính hoặc chuyển chuyên viên được phân công xử lý (nghiên cứu nội dung, thẩm định báo cáo, đề xuất ý kiến Trưởng phòng, đối với những văn bản độ phức tạp cao phải phối hợp Sở ngành và kèm báo cáo thẩm định để trình); ba là, Trưởng phòng xem xét đề xuất chuyên viên, trình lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực; bón là, Lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực xem xét đề xuất của Trưởng phòng và chuyên viên, duyệt hoặc trình lãnh đạo Ủy ban cho ý kiến; năm là, Lãnh đạo Ủy ban xem xét đề xuất lãnh đạo văn phòng cho ý kiến cuối cùng chuyển lại chuyên viên; sáu là, Chuyên viên soạn thảo dự thảo văn bản chuyển văn thư rà soát; bảy là, Văn thư rà soát kiểm tra thể thức văn bản, chuyển chuyên viên hoàn chỉnh dự thảo trình ký; tám là, Chuyên viên soạn thảo hoàn chỉnh dự thảo văn bản trình lãnh đạo văn phòng, lãnh đạo Ủy ban ký ban hành; chín là, lãnh đạo văn phòng, lãnh đạo Ủy ban xem dự thảo và ký ban hành, chuyển văn thư phát hành; mười là, Văn thư phát hành rà soát, chuyển phát hành.

Đại biểu trao đổi, thảo luận tại Hội nghị

Tại Hội nghị các đại biểu trao đổi thảo luận các nội dung có liên quan đến quy trình xử ký văn bản điện tử, nhiệm vụ của từng bộ phận phụ trách, ứng dụng chuyển đổi số và AI trong công tác quản lý, điều hành,…

Chánh Văn phòng UBND tỉnh Lê Kỳ Quang phát biểu kết luận Hội nghị

Phát biểu kết luận Hội nghị, Chánh Văn phòng UBND tỉnh Lê Kỳ Quang thống nhất 02 quy trình xử lý văn bản nội bộ của Văn phòng UBND tỉnh, thống nhất các ý kiến đóng góp xử lý về mặt kỹ thuật của các đại biểu.

Chánh Văn phòng UBND tỉnh đề nghị Phòng Hành chính - Tổ chức tiếp thu ý kiến đóng góp để tham mưu điều chỉnh quy trình xử lý văn bản. Đồng thời, yêu cầu Lãnh đạo các phòng phối hợp, trao đổi với Lãnh đạo Văn phòng phụ trách áp dụng quy trình xử lý văn bản sau kết thúc Hội nghị.

Đối với việc ứng dụng khoa học công nghệ, ứng dụng AI trong xử lý công việc, Chánh Văn phòng UBND tỉnh nhấn mạnh, đây được xem là đòi hỏi tất yếu và phải khẩn trương thực hiện…/.